Anfragen vorsortieren
Mails und Formulare nach Anliegen und Dringlichkeit einordnen, Antwortentwurf vorbereiten. Du liest, prüfst, schickst ab.
KI-AUTOMATISIERUNG FÜR BETRIEBE · OHNE EIGENE IT-ABTEILUNG
Weniger Routine.Mehr Zeit.KI mit Aufgabe.
Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten, Berichte schreiben: Arbeit, die bei dir jeden Tag gleich anfällt. Wir bauen den KI-Prozess, der sie übernimmt. Die Entscheidung bleibt bei dir.
Prozess vor ToolKlein testenMensch gibt freiDatenrahmen vorab
PIXEL56 · KI-ABLAUFLIVE
01Routineautomatisiert
02Entwurfvorbereitet
03Freigabebeim Menschen
04Datengeklärt
Stark ins NeueSportler für KinderherzenGM-DachdeckerOktay CömertlerCASS SchulungenM&A TransporteColak GmbHVan den Berg GruppeMDU BedachungenLernforum ObertshausenCurlyAnn Soulcare & ArtCavar HomeDiscountHaus HoldingSchlüsselfertig-ImmobilienDEMA BedachungenBurgerfabriq
Geeignet fürWiederkehrende Wissensarbeit
StartEin klar begrenzter Testprozess
WichtigMenschliche Prüfung und Datenrahmen
ZielMessbarer Zeitgewinn pro Woche
01 — Ausgangslage
KI ist erst wertvoll, wenn sie Arbeit verbessert
Ein weiteres Abo löst keinen schlechten Ablauf. Die wertvollen Anwendungen sind unspektakulär: Sie erledigen Arbeit, die heute jemand von Hand macht, obwohl sie jeden Tag gleich abläuft.
Wir suchen zuerst die Stelle, an der Arbeit doppelt entsteht oder Wissen nur in Köpfen liegt. Erst dann geht es um Technik.
Typische Ansatzpunkte im Betrieb
Informationen liegen an fünf OrtenWissen
Texte beginnen immer wieder bei nullEntwurf
Anfragen werden von Hand vorsortiertEingang
Übergaben kosten unnötig ZeitProzess
Daten werden doppelt eingetipptRoutine
Fünf KI-Tools, aber kein SystemFokus
02 — Was KI konkret erledigt
Sechs Abläufe statt allgemeiner Versprechen
Welche zuerst? Meist die, die heute am meisten nervt.
Angebote vorbereiten
Aus Vorlagen und Projektnotizen entsteht ein erster Angebotsentwurf. Freigabe und Preis bleiben bei dir.
Internes Wissen
Abläufe, alte Projekte und häufige Fragen in einem Assistenten, der dem Team antwortet, statt dass alle den Chef fragen.
Content-Entwürfe
Aus Fotos, Stichworten oder Interviews entstehen Beitragsentwürfe im Ton deiner Marke. Zur Freigabe, nicht zur Veröffentlichung.
Dokumente & Berichte
Besprechungen und Notizen werden zu Aufgaben, Entscheidungen und einem lesbaren Wochenbericht.
Übergaben zwischen Systemen
Daten aus Formularen, Postfächern und Tabellen weitergeben, damit niemand dasselbe zweimal eintippt.
03 — Für wen das passt
Kein Tech-Unternehmen nötig. Ein nerviger Ablauf reicht.
Die Technik ist überall ähnlich, der Ablauf ist immer deiner.
Anfragen und Angebote
Anfragen per Mail, WhatsApp, Telefon. Angebote abends am Schreibtisch. KI sortiert vor und bereitet den Entwurf, du entscheidest.
Beispiel: Anfrage-Eingang mit AntwortentwurfTermine und Rückfragen
Dieselben zehn Fragen, jeden Tag. Ein Assistent beantwortet sie aus deinen Unterlagen und übergibt nur, was eine Entscheidung braucht.
Beispiel: FAQ-Assistent mit ÜbergabeAnmeldungen und Unterlagen
Anmeldungen prüfen, fehlende Angaben anfordern, Listen pflegen. Routine, die Zeit für die Arbeit mit Menschen frisst.
Beispiel: Anmeldestrecke mit VollständigkeitsprüfungExposés und Interessenten
Objektdaten werden zu Exposé-Entwürfen, Anfragen nach Budget und Zeitraum vorsortiert. Die Besichtigung macht der Mensch.
Beispiel: Vorqualifizierung von AnfragenBerichte und Wissen
Projektstände und Zahlen in Berichte übersetzen, die Kunden verstehen. Wissen aus alten Projekten wiederfinden.
Beispiel: Wochenbericht aus RohdatenBewertungen und Beiträge
Antworten auf Bewertungen, Beitragsentwürfe aus Fotos, Produkttexte aus Lieferantendaten. Im richtigen Ton, mit deiner Freigabe.
Beispiel: Bewertungsantworten mit Freigabe04 — Bevor wir bauen
Sechs Fragen, die jeder Ablauf bestehen muss
Fällt eine Antwort negativ aus, bauen wir nicht. Lieber ein ehrliches Nein als ein Prototyp, den niemand nutzt.
01
Wiederholt sich die Aufgabe wirklich?
Nur was jede Woche ähnlich anfällt, lohnt sich. Sonderfälle bleiben Handarbeit, und das sagen wir auch.
02
Gibt es Beispiele, an denen KI lernen kann?
Alte Angebote, beantwortete Mails, Vorlagen. Ohne Beispiele rät das System, mit Beispielen trifft es deinen Ton.
03
Wer prüft das Ergebnis?
Jeder Ablauf hat eine Stelle, an der ein Mensch freigibt. Wir legen fest, wer das ist.
04
Welche Daten dürfen wohin?
Kundendaten, Preise, Personalunterlagen: Vorher ist klar, welches System was sehen darf und was gar nicht.
05
Was passiert bei einem Fehler?
Nichts geht automatisch raus, nichts wird automatisch gelöscht. Fehler bleiben intern und korrigierbar.
06
Was ist der Zeitgewinn, ehrlich gerechnet?
Vor dem Start schätzen wir die Stunden pro Woche, nach dem Prototyp messen wir, ob es stimmt.
05 — Was wir nicht automatisieren
Vier Bereiche, die beim Menschen bleiben
Die meisten Anbieter erzählen, was KI alles kann. Wir sagen dir auch, wo sie nichts zu suchen hat: wo Vertrauen, Haftung und Beziehung auf dem Spiel stehen.
Innerhalb dieser Grenzen bleibt mehr Routine übrig, als die meisten vermuten.
PreisentscheidungenKI bereitet das Angebot vor, den Preis setzt du. Rabatte bleiben Chefsache.
Sensible KommunikationBeschwerden, Absagen, schwierige Gespräche: Hier schreibt der Mensch.
PersonalentscheidungenBewerbungen strukturieren ja, Bewerber bewerten nein. Die Auswahl bleibt bei dir.
Rechtliche ZusagenFristen, Gewährleistung, Verträge: Vorlagen ja, Zusagen nein.
06 — Datenschutz & Technik
Der Rahmen steht, bevor Daten fließen
Kundendaten, Preise, Personalunterlagen: Die Frage ist nicht, ob KI damit umgehen kann, sondern ob sie es darf. Deshalb steht der Rahmen vor der Umsetzung.
Ein dokumentierter Ablauf, den du auch deinem Datenschutzbeauftragten zeigen kannst.
Datenarten klärenWelche Informationen fließen, welche sind sensibel, welche bleiben außen vor? Das steht vor der ersten Zeile Technik fest.
Anbieter nach DatenartNicht jeder Dienst darf jede Information sehen. Auswahl passend zur Vertraulichkeit, mit Auftragsverarbeitung, wo nötig.
ZugriffsrechteWer darf was sehen und freigeben? Rollen und Rechte stehen, bevor der Prozess live geht.
Protokoll & LöschungWas das System getan hat, bleibt nachvollziehbar. Was nicht mehr gebraucht wird, wird gelöscht.
07 — Vorgehen
Vom Engpass zum funktionierenden Ablauf
Ein Ablauf nach dem anderen. Erst wenn der erste läuft, kommt der nächste.
01
Phase 1
Prozess verstehen
Eine Stunde mit den Menschen, die es heute von Hand machen. Arbeitsschritte, Daten, Engpässe.
02
Phase 2
Hebel auswählen
Nach Zeitgewinn, Machbarkeit und Risiko. Ein Ablauf zuerst, nicht fünf gleichzeitig.
03
Phase 3
Klein testen
Ein begrenzter Prototyp zeigt früh, ob die Idee funktioniert.
04
Phase 4
Sauber integrieren
Dokumentiert, in bestehende Systeme eingebunden, dem Team erklärt.
05
Phase 5
Messen & verbessern
Qualität und Zeitgewinn prüfen, nachschärfen. Dann erst der nächste Ablauf.
08 — Ein Beispielablauf
So sieht die Vorsortierung von Anfragen aus
Ein typischer erster Prozess, schematisch. Kein Kundenprojekt, aber genau so bauen wir es.
Kunde (erfunden)
Hallo, bei uns tropft es bei Regen durch die Decke im Obergeschoss. Können Sie sich das anschauen und ein Angebot machen? Wann hätten Sie Zeit?
Eingang
Anfrage kommt per Formular oder Mail
Ein Kunde beschreibt sein Anliegen frei, oft unvollständig: kein Ort, kein Zeitraum, keine Fotos.
KI bereitet vor
Strukturieren und ergänzen
Das System erkennt Leistung, Ort und Dringlichkeit, prüft die Vollständigkeit und formuliert eine Rückfrage oder einen Antwortentwurf im Ton des Betriebs.
Mensch prüft
Lesen, anpassen, freigeben
Ein Mitarbeiter sieht Zusammenfassung und Entwurf in einem Bild, korrigiert bei Bedarf und schickt ab. Unter einer Minute statt zehn.
Ablage
Nachvollziehbar abgelegt
Anfrage, Antwort und Status landen dort, wo das Team ohnehin arbeitet: Postfach, Tabelle oder CRM. Nichts geht verloren, nichts wird doppelt erfasst.
09 — Eigene Projekte
Was wir selbst mit KI gebaut haben
Eigene Produkte und Werkzeuge, mit KI gebaut. Genau so bauen wir es auch für dich.
Eigenes Produkt · Gastronomie · in der Testphase
Teykto: Bestellsystem für Gastronomen ohne Provision
Lieferportale nehmen pro Bestellung Provision. Teykto gibt jedem Restaurant eine eigene Bestellseite zum festen Monatspreis. Das komplette System haben wir mit KI-Unterstützung entwickelt, vom Warenkorb bis zum Bondrucker.
- Bestellseite mit Speisekarte, Optionen, Gutscheinen, Vorbestellung und Bewertungen echter Käufer
- Online-Zahlung über Stripe (Karte, Apple Pay, Google Pay, PayPal), Auszahlung direkt ans Restaurant
- Fahrer-App mit Live-Karte, Bondrucker-Anbindung und Dashboard für den Betrieb
- Speisekarten-Import per Skript: knapp 100 Artikel mit Optionen in Minuten statt Tagen
Eigenes Produkt · Lead-Automatisierung
KMU-Webseiten.de: vom Formular zum fertigen Entwurf
Ein Interessent füllt vier Felder aus, der Rest läuft automatisch: Benachrichtigung, Kontakt in MailerLite, Eingangsbestätigung per E-Mail. Aus einem Datensatz entsteht danach ein kompletter Website-Entwurf im Look des Betriebs.
- Lead-Formular an Make: interne Mail, MailerLite-Kontakt und automatische Bestätigung an den Interessenten
- Onboarding-Formular mit allen Betriebsdaten, ebenfalls automatisch verarbeitet
- Entwurfs-Fabrik: aus einem Datensatz wird eine komplette One-Page-Website mit eigenen Farben, Logo und Texten
- Schutzfilter gegen leere Bot-Anfragen, Herkunftsmessung ohne Cookies
Eigenes Produkt · B2B-Daten · in der Testphase
Adloc: B2B-Kontaktdatenbank, Bundesland für Bundesland
Schluss mit stundenlanger Recherche: Adloc liefert verifizierte Firmenkontakte aus Deutschland, gefiltert nach Bundesland, Stadt und Branche, sofort als CSV fürs CRM. Start mit Rheinland-Pfalz, alle 202 Gemeinden erfasst, Nordrhein-Westfalen folgt. Mit KI-Unterstützung gebaut; aktuell laufen die Tests vor dem öffentlichen Start.
- Über 50.000 Kontakte in Rheinland-Pfalz, 15 Branchen von Handwerk bis IT, Abdeckung bis in die Kleinststädte
- Multi-Filter nach Bundesland, Stadt und Branche, Sofort-Export als CSV, direkt ins CRM importierbar
- Bezahlt wird mit Credits statt Abo-Zwang: drei transparente Pakete, 10 Testkontakte gratis, keine Kreditkarte nötig
- DSGVO-konform, regelmäßige Datenaktualisierung, E-Mail-Abdeckung laut Adloc bis zu 95 Prozent
Eigenes Werkzeug · Live-Dashboard
Zentrale: ein Live-Dashboard für deinen Betrieb
Alle Bereiche deines Betriebs auf einer Karte: Marketing, Website, Funnel, Mitarbeitersuche, Automatisierung, Content. Jeder Bereich ist ein Gebäude, der Fortschritt steht dran, der Stand wird live gespeichert. Ein Klick auf „Was steht heute an?“ und die KI schlägt die nächsten Schritte vor.
- Hauptziel und alle Bereiche mit Fortschritt und offenen Punkten auf einen Blick
- Stand wird live gespeichert, auf dem Handy genauso wie am Rechner
- Tagesplanung per KI: „Was steht heute an?“ liefert die nächsten Schritte
- Spielerische Motivation mit Level, Erfahrungspunkten und Missionen, wenn du magst
Eigene Website · Technik & Inhalte
Diese Website: mit KI gebaut, in Tagen statt Monaten
Die Seite, die du gerade liest, ist aus Webflow in ein eigenes System umgezogen. Inhalte, Standortseiten, Vorschaubilder und Werkzeuge entstanden mit KI-Unterstützung, geprüft und freigegeben von Menschen.
- Über 700 Seiten, davon 291 Standortseiten aus einer Datenbasis mit eigenen Texten je Stadt
- Website-Check mit zwölf Prüfpunkten, Budget-Planer, Leistungs-Finder und Schnellsuche
- Vorschaubilder für Social Media automatisch je Seite erzeugt
- Alle Weiterleitungen aus dem alten System übernommen, Rankings bleiben erhalten
10 — Zum Ausprobieren
Die Zentrale, zum Durchklicken
Ein erfundener Dachdeckerbetrieb, echte Bedienung: Bereich antippen, Aufgaben abhaken, „Was steht heute an?“ fragen. Für deinen Betrieb kommen deine Bereiche, Leute und Programme rein.
Beispielbetrieb: Dachdeckerei Muster (erfunden) · Inhaber, Büro, Meister, Agentur
Alle Namen, Aufgaben und Anbindungen sind erfunden. Für deinen Betrieb kommen deine Bereiche, deine Leute und die Programme rein, die du schon nutzt.
11 — Einstieg
Drei Schritte, jeder einzeln entscheidbar
Kein großes KI-Projekt nötig. Die Prozessaufnahme zeigt, ob sich ein Ablauf lohnt. Der Prototyp zeigt, ob der Zeitgewinn real ist. Erst dann Integration und Betreuung.
Vor jedem Schritt steht der Umfang klar im Angebot. Keine offene Stundenabrechnung.
ProzessaufnahmeEin Termin, in dem wir Ablauf, Beteiligte und Daten verstehen. Daraus entsteht ein Vorschlag für den ersten Schritt mit klarem Umfang.
PrototypEin abgegrenzter Ablauf, der im Alltag läuft und zeigt, ob der Zeitgewinn real ist. Ohne langfristige Bindung.
Integration & BetreuungEinbindung in bestehende Systeme, Einweisung des Teams, laufende Pflege, wenn sich Regeln oder Werkzeuge ändern.
12 — Selbst prüfen
Wo spart KI in deinem Betrieb wirklich Zeit?
Die KI-Agenten-Checkliste zeigt dir vor dem ersten Gespräch, wo KI sofort hilft und wo es sich noch nicht lohnt. Kostenlos als PDF.
KI-Agenten-Checkliste herunterladen
13 — Zusammenarbeit
Dein Ablauf. Ein fester Ansprechpartner.
Kein Projektmanager, der weiterreicht. Du sprichst per WhatsApp oder Video-Call mit der Person, die den Prozess baut.
- Dokumentation, die dein Team versteht, nicht nur Entwickler.
- Einweisung für alle, die mit dem Ablauf arbeiten.
- Betreuung, wenn sich Werkzeuge oder Anforderungen ändern.
Pixel56 — Dein AnsprechpartnerOnline
Die Anfragen aus dem Kontaktformular landen jetzt sortiert im Postfach. Können wir WhatsApp-Anfragen auch einbinden?
Ja. Ich prüfe, welche Daten dabei fließen, und melde mich mit einem Vorschlag.
Super, danke.
Beispielhafter Ablauf einer Abstimmung während der Betreuung
14 — Häufige Fragen
Was Betriebe vor dem Start fragen.
Brauche ich bereits bestimmte KI-Tools?
Nein. Wir beginnen bei deinem Prozess und wählen Werkzeuge erst danach. Vorhandene Systeme binden wir ein, statt sie zu ersetzen.
Welche Prozesse eignen sich?
Wiederkehrende, klar beschreibbare Aufgaben mit Beispielen oder strukturiertem Wissen: Anfragen, Angebote, Berichte, Dokumentation. Entscheidungen mit Verantwortung bleiben beim Menschen.
Ersetzt KI Mitarbeiter?
Nein. Sie nimmt Routine ab, damit mehr Zeit für Kunden und die eigentliche Arbeit bleibt. In kleinen Betrieben ist das oft der Unterschied zwischen Feierabend und Abendschicht.
Wie geht ihr mit vertraulichen Daten um?
Datenarten, Zugriffsrechte und Dienste werden vor der Umsetzung geklärt und dokumentiert. Sensible Informationen gehen nicht ungeprüft an beliebige Tools.
Wie lange dauert ein erster Prototyp?
Ein abgegrenzter Ablauf wie die Vorsortierung von Anfragen steht meist innerhalb weniger Wochen im Alltag. Den Zeitplan bekommst du nach der Prozessaufnahme.
Was passiert, wenn sich die Werkzeuge ändern?
KI-Dienste entwickeln sich schnell. Deshalb dokumentieren wir jeden Ablauf unabhängig vom Werkzeug. Wenn ein besseres Modell sinnvoll ist, stellen wir um, ohne dass dein Prozess stillsteht.
15 — In sechs Klicks zur Einschätzung
Sag uns kurz, wo bei dir Zeit verloren geht.
Sechs Fragen, dann deine Kontaktdaten. Atilla ruft dich in den nächsten Werktagen an, mit einer ehrlichen Einschätzung, welcher Prozess bei dir den größten Hebel hat.
Frage 1 von 6
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